Maßnahme des Monats August
Homeoffice und digitale Meetings
Arbeitswege, Fahrten zwischen Standorten, externe Besprechungen und Besuche von Kund:innen erzeugen viel Verkehr. Mit Homeoffice und digitalen Meetings können Sie in Ihrem Unternehmen Wege reduzieren, Parkplätze entlasten und Büroflächen effizienter nutzen.
Weniger Fahrten, mehr Flexibilität: Welche Potenziale bietet Homeoffice?
Arbeitswege, Fahrten zwischen Standorten und externe Besprechungstermine prägen die betriebliche Mobilität. Gleichzeitig müssen viele Aufgaben nicht an jedem Arbeitstag am Unternehmensstandort erledigt werden. Auch Abstimmungen mit anderen Standorten, Kund:innen oder Projektpartner:innen können digital stattfinden.
Homeoffice bzw. Telearbeit sowie digitale Meetings setzen genau hier an: An Homeoffice-Tagen entfällt der Arbeitsweg der betreffenden Mitarbeitenden. Online-Besprechungen können zusätzliche Dienstwege und Dienstreisen vermeiden. Das reduziert Verkehrsaufkommen, verkehrsbedingte Emissionen, Parkplatzbedarf und Reisezeiten. Damit die Maßnahme im Alltag zuverlässig funktioniert, braucht es klare Regeln, geeignete Technik und eine vorausschauende Planung von Homeoffice- und Präsenztagen.
Was können Unternehmen tun?
Damit Homeoffice im Betriebsalltag funktioniert, braucht es vor allem eine verlässliche organisatorische Grundlage. Unternehmen sollten festlegen, für welche Tätigkeiten Homeoffice geeignet ist, welche technischen und rechtlichen Voraussetzungen notwendig sind und wie die Zusammenarbeit zwischen Homeoffice und Präsenz organisiert wird.
Tätigkeiten und Einsatzmöglichkeiten analysieren
Nicht alle Aufgaben eignen sich für das ortsunabhängige Arbeiten. Unternehmen sollten daher zunächst prüfen, welche Tätigkeiten sich vollständig oder teilweise im Homeoffice bewältigen lassen und bei welchen Aufgaben der Zugang zu bestimmten Räumen, Unterlagen oder Geräten erforderlich ist. Darüber hinaus ist zu klären, wann persönliche Zusammenarbeit vor Ort notwendig ist. Dabei ist auch zu klären, für welche Mitarbeitenden beziehungsweise Funktionen regelmäßige oder einzelne Homeoffice-Tage infrage kommen.
Hilfreiche Fragen für die Analyse:
- Aufgaben: Welche Tätigkeiten können ohne Qualitätsverlust außerhalb des Betriebs erledigt werden?
- Präsenzbedarf: Für welche Aufgaben, Servicezeiten oder Abstimmungen ist die Anwesenheit am Standort erforderlich?
- Zusammenarbeit: Welche Teams benötigen gemeinsame Präsenztage und wie häufig?
- Ausstattung: Welche technischen Zugänge und Arbeitsmittel werden für die jeweiligen Tätigkeiten benötigt?
Interesse und Anforderungen der Mitarbeitenden erheben
Workshops oder kurze Befragungen zeigen, wie groß das Interesse an Homeoffice ist und welche Anforderungen im Arbeitsalltag bestehen. Dabei können Themen wie der gewünschte Umfang von Homeoffice, geeignete Wochentage, notwendige Präsenzzeiten, technische Ausstattung oder Herausforderungen in der Zusammenarbeit diskutiert werden. Ziel ist eine praxistaugliche Regelung, die betriebliche Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in Einklang bringt.
Technische Voraussetzungen schaffen
Homeoffice benötigt einen sicheren Zugriff auf E-Mails, Daten und betriebliche Anwendungen sowie geeignete Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit. Je nach Tätigkeit ergänzen mobile Endgeräte, Monitore, Headsets oder Kameras die Ausstattung. Vor der Einführung prüft die IT-Infrastruktur, ob bestehende Systeme ausreichen und an welchen Stellen zusätzliche Lizenzen, sichere Verbindungen oder Supportangebote erforderlich sind.
Datenschutz und Informationssicherheit regeln
Auch außerhalb des Betriebsgeländes müssen vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten genauso geschützt werden wie am Unternehmensstandort. Betriebe sollten deshalb festlegen, welche Daten außerhalb des Betriebsgeländes bearbeitet werden dürfen, wie Geräte und Zugänge zu nutzen sind und wie mit Papierunterlagen umzugehen ist. Eine Schulung zu den Datenschutz- und Informationssicherheitsregeln schafft Klarheit. Darüber hinaus sind die geltenden arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen und betrieblichen Vereinbarungen zu berücksichtigen.
Homeoffice- und Präsenztage vorausplanen
Eine rechtzeitige Planung ist die Grundlage dafür, Homeoffice auch für das Flächen- und Parkplatzmanagement nutzbar zu machen. Teams sollten wissen, an welchen Tagen gemeinsame Anwesenheit sinnvoll ist. Besprechungen, Workshops und andere Termine mit dem gesamten Team können auf diese Tage gebündelt werden.
An Tagen mit geringerer Belegung können Arbeitsplätze und Stellplätze gemeinsam genutzt werden. Das Potenzial von Desksharing und Parkplatzsharing entsteht vor allem dann, wenn Anwesenheiten koordiniert werden. Buchungssysteme für Schreibtische und Parkplätze können die Planung unterstützen und Kapazitätskonflikte vermeiden.
Digitale Meetings gezielt einsetzen
Vor jeder Besprechung sollte geprüft werden, ob das Ziel eine persönliche Anwesenheit erfordert. Regelmäßige Statusbesprechungen, kurze Abstimmungen, standortübergreifende Termine und viele Gespräche mit externen Partner:innen lassen sich hingegen digital organisieren. So werden zusätzliche Fahrten zwischen den Standorten oder zu einzelnen Terminen vermieden.
Wenn ein persönliches Treffen einen klaren Mehrwert bietet, sollte es nach Möglichkeit an einem gemeinsamen Präsenztag stattfinden. Dadurch müssen Mitarbeitende nicht für eine einzelne Besprechung anreisen. Für digitale und hybride Meetings braucht es eine verlässliche Plattform, geeignete Raumtechnik, klar zugängliche Unterlagen und eine strukturierte Moderation.
Warum lohnt sich das fürs Unternehmen?
An jedem Tag, an dem das Homeoffice genutzt wird, entfällt für die betreffenden Mitarbeitenden der Hin- und Rückweg. Digitale Meetings können zudem weitere Fahrten zwischen den Standorten sowie zu Kund:innen, Lieferant:innen oder Projektpartner:innen ersetzen. Dadurch werden weniger Pkw-Kilometer zurückgelegt, verkehrsbedingte Emissionen reduziert und der Parkplatzdruck am Standort gesenkt.
Eine klare Planung bringt weitere betriebliche Vorteile mit sich: Reisezeiten und -kosten nehmen ab, die Auslastung der Büroflächen ist besser planbar und Desk- sowie Parkplatz-Sharing können gezielt eingesetzt werden. Die Mitarbeitenden gewinnen an Flexibilität, während gemeinsame Präsenztage den persönlichen Austausch im Team sichern. Unternehmen verbinden so Mobilitätsmanagement, effiziente Flächennutzung und eine zeitgemäße Arbeitsorganisation.
Beratungsangebot
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